La metodologia di lavoro utilizzata, specifica per ogni tipo di materiale, prevede l’attuazione puntuale ed efficace di tutte o alcune delle seguenti fasi a seconda delle esigenze espresse. CoperArte progetta e mantiene soluzioni tecnologiche al servizio della cultura. I beni documentali oggetto delle nostre cure comprendono materiale cartaceo anche di pregio, libri antichi e moderni, mappe, carte geografiche, pergamene, carte d’archivio, carta e materiale fotografico, microfilm.
Progettazione
- Individuazione dei processi per l’organizzazione e il riordino di biblioteche, archivi e centri di documentazione con relativa ottimizzazione dei processi gestionali.
Reperimento e raggruppamento
- Ispezione accurata dei locali al fine di reperire il materiale d’interesse; descrizione obiettiva del modo in cui viene rinvenuto, anche con riprese fotografiche per la documentazione dello stato pre-intervento; descrizione dei locali dove viene rintracciato il materiale per testimoniare le modalità e il relativo stato di conservazione. Dove possibile, raggruppamento di tutto il materiale in un unico locale allo scopo di facilitarne una prima analisi; attività di movimentazione svolta con la massima cautela e con l’ausilio di strumenti idonei per evitare il deperimento degli oggetti.
Censimento e analisi
- Prima analisi del materiale raccolto, in particolare rilevamento della consistenza dell’archivio e sua tipologia; analisi dello stato di ordine/disordine; verifica delle fonti disponibili per l’identificazione e l’ordinamento del materiale e ricerca di informazioni sulla storia dell’archivio; ricognizione visiva con valutazione quantitativa e qualitativa del materiale.
Conservazione preventiva
- Data la complessità ed eterogeneità dei differenti materiali, ogni tipologia necessita di appropriate condizioni conservative: per tale motivo è necessaria una loro completa conoscenza anche attraverso tecniche mirate. Fondamentale è quindi una prima indagine sullo stato del materiale e sulle necessità conservative, nonché l’individuazione di eventuali urgenze come pure il monitoraggio termoigrometrico dei locali destinati alla conservazione, effettuato mediante strumentazione apposita al fine di raccogliere dati per delineare il comportamento futuro rispetto all’escursione climatica esterna. Laddove necessario si prevede la predisposizione e l’utilizzo di contenitori idonei a preservare ciascuna tipologia di bene.
Collocazione e inventariazione
- Collocazione fisica ordinata (che non determina necessariamente il futuro ordinamento definitivo) raggruppando insieme unità accomunate da caratteristiche simili (appartenenza al medesimo fondo, collezione, tipologia di soggetti ecc.); il materiale viene sistemato in modo ordinato e di facile accesso. Successiva sistematica collocazione alfanumerica e stesura dei registri inventariali per ogni categoria di beni.
Catalogazione e indicizzazione
- Il materiale viene catalogato secondo gli standard e le normative nazionali e internazionali. Creazione, gestione e ottimizzazione di banche dati come un catalogo generale per rendere immediata la ricerca e l’individuazione di ogni bene; predisposizione e sviluppo di infrastrutture altamente tecnologiche per la fruizione.
Digitalizzazione
- Affermatasi con vigore negli ultimi tempi la riproduzione digitale offre un importante strumento per la conservazione a lungo termine, oltre ad ampliare in maniera notevole le possibilità di fruizione al pubblico. A tal fine è previsto l’utilizzo di strumentazioni tecnologiche e tecniche all’avanguardia con particolare attenzione rivolta all’indicizzazione dei relativi dati. Degna di nota è poi lo sviluppo della metadatazione, strumento indispensabile per rendere chiaro e immediato l’accesso al materiale.
A grandi linee le tappe sequenziali del processo comprendono:
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◉ Preparazione per la digitalizzazione
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◉ Trattamento degli originali
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◉ Processo di digitalizzazione
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◉ Memorizzazione e conservazione del master digitale
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◉ Creazione dei metadati
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◉ Generazione di formati per la pubblicazione in rete, secondo una predefinita strategia di fruizione pubblica, attraverso software custom studiati e realizzati ad hoc
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◉ Eventuale realizzazione di un portale da pubblicare sul web
